Nuestros servicios
Cinco áreas de especialización para cubrir cada aspecto de la gestión documental y la tramitación de solicitudes en su organización.
Cuatro pasos hacia
la organización digital
Diagnóstico
Evaluamos el estado actual de su documentación y detectamos los puntos de mejora prioritarios.
Diseño
Diseñamos la arquitectura documental y el mapa de flujos de solicitudes adaptados a su estructura.
Implantación
Ponemos en marcha el sistema con formación para el equipo y soporte durante la transición.
Seguimiento
Monitorizamos los indicadores clave y ajustamos los procesos de forma continua.
Todo lo que necesita
en un solo proveedor
Docameñal cubre el ciclo completo: desde el análisis hasta la gestión diaria del archivo digital.
Gestión Documental
Diseñamos y ponemos en marcha sistemas de organización y clasificación de documentos corporativos. Establecemos criterios de nomenclatura, jerarquías de carpetas y políticas de acceso para que cada documento esté donde debe estar y sea localizable en segundos.
- Clasificación por tipos y departamentos
- Control de versiones y auditoría
- Políticas de retención documental
Tramitación de Solicitudes
Gestionamos el ciclo completo de solicitudes internas y externas: recepción, validación, asignación, resolución y archivo. Definimos tiempos de respuesta, responsables y criterios de escalado para que ninguna solicitud quede sin atender.
- Flujos de aprobación multinivel
- Trazabilidad completa de cada solicitud
- Notificaciones y alertas automáticas
Digitalización de Procesos
Analizamos los flujos de trabajo en papel o en sistemas obsoletos y los transformamos en procesos digitales estructurados, auditables y escalables. No se trata solo de escanear documentos: rediseñamos cada paso del proceso para eliminar ineficiencias y establecer un estándar digital claro.
El resultado es un entorno de trabajo coherente donde la información fluye sin fricciones entre personas, departamentos y sistemas.
- Mapeo de procesos actuales (as-is)
- Diseño de procesos objetivo (to-be)
- Formación y acompañamiento al equipo
- Validación y ajuste post-implantación
Consultoría de Flujos
Cuando el problema es más complejo, ofrecemos un servicio de consultoría especializada para analizar, rediseñar y optimizar los flujos organizacionales. Identificamos cuellos de botella, duplicidades y pasos sin valor añadido.
Medimos el volumen y la complejidad de la gestión actual.
Elaboramos un plan de acción con prioridades claras y métricas.
Archivo Digital
Diseñamos e implantamos sistemas de archivo digital con criterios de indexación, acceso y conservación adaptados a la normativa vigente. La información se almacena de forma segura, ordenada y recuperable en cualquier momento.
Cada documento es clasificado con metadatos que facilitan su búsqueda.
Definimos quién puede ver, editar o eliminar cada tipo de documento.